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Precauzioni per l'attivazione del channel manager

Per offrire le proprie camere on-line ci si avvale principalmente dei portali di prenotazione OTA. Ognuno di questi portali ha un proprio pannello di controllo (extranet) in cui sono configurati i dati della tua vendita per quello specifico portale:

  • La lista delle tue tipologie di camera (Doppia, Tripla, Family, ecc..).
  • La lista delle tue rates (Standard, Not-refundable, Room-only, ecc..).
  • I dati di vendita giornalieri: Disponibilità e prezzo di ogni tipologia di camera.
  • Le restrizioni giornaliere: Durata minima del soggiorno, Chiusura, ecc.. di ogni tipologia di camera.

Se si lavora con più di un portale diventa necessario configurare tutti i suddetti dati su tutti i portali da cui si vende. Ogni volta che cambia un dato è necessario accedere nell'extranet di ogni portale per intervenire. Sopratutto la disponibilità (il dato che cambia più frequentemente) va aggiornata subito su tutti i portali per ogni prenotazione o per ogni cancellazione. Il ritardo nell'intervento sulla disponibilità potrebbe causare degli overbooking.

Un channel manager è un set di canali che sincronizzano automaticamente i dati sulle OTA a partire da un'unico data-base centralizzato. Configurando i tuoi dati (disponibilità, prezzi, restrizioni) su ZaK, questi  vengono inviati automaticamente a tutti i portali (attraverso codici XML). Il channel manager ha anche la funzione di ricevere le prenotazioni (le modifiche e le cancellazioni) effettuate sui portali. Questa "doppia via" permette di avere su ZaK la disponibilità sempre corretta e di offrire contemporaneamente da tutti i portali OTA con cui lavori, l'intera tua disponibilità (sempre sincronizzata in tempo reale).

Aggiornamenti

Mentre configuri un canale, i dati impostati su ZaK (disponibilità, prezzi, restrizioni) vanno ad aggiornare l'OTA che stai collegando. I dati sull'OTA (riguardanti l'arco di tempo di un'anno) saranno brutalmente sovrascritti dai dati presenti su ZaK. Questo significa che, nel momento in cui configuri i canali del channel manager, su ZaK devi avere già inserito tutte le prenotazioni dei soggiorni futuri (affinchè ZaK calcoli la disponibilità correttamente), impostato bene i prezzi, i periodi di chiusura, la durata minima del soggiorno, ecc..

Inserimento delle prenotazioni

Essendo ZaK un P.M.S, la disponibilità non va configurata ma è automaticamente calcolata in base al numero di camere fisiche di una tipologia e i soggiorni prenotati e le chiusure sulle camere di quella tipologia. Perchè la disponibilità venga calcolata correttamente è quindi necessario che su ZaK siano inserite tutte le prenotazioni dei soggiorni che devono ancora arrivare. Dovrai procedere con l'inserimento manuale su ZaK di tutte le tue prenotazioni.

Booking.com in genere è il portale che più di ogni altro genera prenotazioni, inoltre questa OTA (a differenza di tutte le altre) permette al channel manager di scaricare le prenotazioni già fatte che riguardano soggiorni futuri. Questo significa che puoi inserire manualmente le tue prenotazioni escludendo quelle entrate da Booking.com (le quali potranno essere scaricate appena attivato il canale). Per procedere in questo modo è necessario attivare il canale Booking.com per primo.

Lettura dei dati da Booking.com

Se già lavori con Booking.com e stai iniziando ora a lavorare con ZaK (su cui non hai ancora configurato prezzi e restrizioni) attivando il canale puoi scaricare dall'OTA i prezzi e le restrizioni configurate sul suo extranet (questo ti evita di doverli riconfigurare manualmente su ZaK).

Precauzioni

Per procedere in sicurezza con l'attivazione del channel manager ti conviene seguire le seguenti precauzioni.

Verifica di non avere altri canali attivi verso lo stesso profilo: Sarebbe rischioso avere due canali che aggiornano i dati sullo stesso profilo del portale. Se usavi un'altro channel manager, ricordati di scollegate i canali sul tuo vecchio channel manager prima di attivare la connessione da ZaK. Se usavi WooDoo, ti basta scollegare il canale direttamente lato Woodoo.

Cerca di definire omogeneamente la tua vendita: cerca di creare su tutte le OTA da cui vendi le stesse tipologie di camere (possibilmente con nomi simili). Ad esempio se su Booking.com hai: (Doppia, Tripla e Suite) ma su Expedia hai: (Doppia, Doppia vista mare, Quadrupla, Family), significa che vuoi complessificarti il lavoro. Lo stesso vale per le rates: è bene avere le stesse rates sulle varie OTA (ove possibile).

Prima di attivare i canali, crea su ZaK le tue tipologie di camera. Inserisci su ZaK manualmente tutte le prenotazioni di soggiorni futuri (eventualmente escludendo quelle entrate da Booking.com se attiverai per primo il canale verso Booking.com).

Se non hai ancora configurato prezzi e restrizioni su ZaK, lavori con Booking.com e vuoi scaricare questi dati dal portale, configuralo come primo canale e, nell'atto di associare le tipologie di camera puoi importare i dati (prezzo e restrizioni) e scaricare le prenotazioni dal portale. In questo modo avrai su ZaK la stessa configurazione di prezzi e restrizioni che hai già definito su Booking.com e tutte le tue prenotazioni saranno presenti su ZaK (quelle che hai inserito a mano e quelle che hai eventualmente scaricato di Booking.com).

Se non lavori con Booking.com, prima di attivare ogni canale, configura bene le restrizioni ed i prezzi dedicati alla tua vendita online. In questo modo appena attivarai una canale, l'OTA connessa riceverà un'aggiornamento che ne sovrascriverà i dati in maniera corretta.

Controllo

Potresti commettere un'errore umano nella configurazione di un canale. Nonstante la tecnologia sia testata ed affidabile, appena completata la configurazione di un canale, è caldamente consigliato di accedere al suo extranet e verificare (su un paio di date scelte a caso), se i prezzi e le restrizioni sono quelli che ti aspetti, cioè se sono perfettamente allineati con i dati configurati su ZaK.

I controlli vanno sempre fatti sull'extranet (la tua area privata del portale), non sulle pagine pubbliche di prenotazione. Questo perchè il portale potrebbe, a sua volta, trasformare i dati dall'extranet alle pagine di pubbliche di prenotazione e il channel manager non ha nessuna influenza in queste trasformazioni e si limita ad aggiornare i dati sull'extranet.

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